住房公积金电子档案是指将住房公积金归集、提取、贷款、资金结算等纸质档案通过计算机磁盘、光盘、云存储等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。住房公积金档案管理的目标是实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。以及电子信息和实体档案的关联管理。纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成用应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

一、建立住房公积金电子档案的意义：

1、实现文档一体化管理 
有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后提交形成电子文件档案。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。 

2、减少重复劳动，降低数据处理成本 

建立电子文件档案后，中心把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档后，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。 

3、实现信息共享，集中管理 
    传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。设立电子档案后中心把各单位的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，各个下属单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。 
    4、保障数据的安全性 
    设立电子文件档案数据中心后，将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。可以通过采用多种措施保证数据的安全性。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。 
    5、统一标准、统一规范 
    中心制订统一的关于电子文件信息的标准和规范均，各单位必须依照制定的技术标准和规范，对电子文件信息进行统一管理。只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥电子档案在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。 
    6、统一窗口，开放利用 
    社会公众可以对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务。

    二、常德市住房公积金电子档案管理现状及应注意的情况

    从2015年7月23日开始，正式电子档案上线，中心先后出台了《关于进一步简化业务操作程序和精简资料的通知》（常房金发[2015]16号）、《常德市住房公积金管理中心关于规范电子档案建设工作流程及明确工作职责的通知》（常房金发[2015]18号）、《中心电子档案信息共享工作方案》。电子档案工作按照制度规定，有序开展、快速推进。常德中心的电子档案管理以缴存者身份证为第一指针，按照业务办理时间顺序排列查询信息。在工作中发现问题后，及时召开中心科室、管理部业务人员研讨会议，择机解决问题。在2015年年底召开了电子档案总结会议。

    （一）初步设想：

1、前台业务系统档案共享，总体思路：前台业务系统档案查看按照单位档案和个人档案分为两类：个人档案，实行一人一档，将同一个缴存者的提取档案、贷款档案、个人归集档案归类到一份档案中。单位档案，实行一单位一档，将同一个单位的单位归集档案归类到一份档案中。

2、前台业务系统档案调用。

3、后台档案系统档案管理模式。

4、提高扫描档案的效率与质量

外部共享：实现与房地产交易登记、社保、公安、工商、人行征信中心等部门的信息共享。

    （二）工作中发现存在的有待改进的地方：

    贷款档案提交不及时，有的对档案完成组卷后没有及时归档，有少数扫描资料不全或扫描的质量达不到要求。

    （三）电子档案件管理应注意的几个情况：

    1、时限要求

    业务档案扫描一般应于业务办结当天完成，最迟不超过业务办结第二天。归集、提取业务的办结时间以在系统中完成该笔业务为准，贷款发放业务的办结时间以贷款发放（或预抵押登记时间）为准，他项权证取得当天在档案系统的“他项权证档案录入”模块扫描，不并入贷款发放档案。档案自查于扫描当天完成。当月的档案应于次月15日前完成组卷并移交给档案管理员。

    2、明确了按照《常德市住房公积金管理中心关于规范电子档案建设工作流程及明确工作职责的通知》中的扫描内容。还对扫描图片质量要求、如何检查哪些档案没有提交、组卷注意事项、档案归档和档案查询等做了规定。

   三、面向未来，用高科技的手段“带飞”档案系统。

住房公积金电子档案的管理是住房公积金的一个系统化工程，这项工作方兴未艾，是面向未来的工程，更是追溯历史档案的平台，中心将要如何在整合多个平台，涉及纸质档案、网上业务平台、OA办公系统、住房公积金业务系统之间搭建一个桥梁，让信息化、互联网+等高科技的手段“带飞”档案系统。

(一）电子档案统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

（二）电子档案对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

（三）电子档案系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

（四）电子档案支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添加及修改。

    （五）电子档案实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

（六）电子档案实现权限的灵活、方便管理。

    能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。